Intern reglement bij privaat onderzoek naar werknemer.

De wet van 1991 op de privédetectives werd vervangen door de ‘WPO’.

De nieuwe wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing is in werking getreden op 16 december 2024. Deze WPO (Wet Private Opsporing) vervangt de oude wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privédetective. De nieuwe wet moderniseert het wettelijk kader voor private onderzoekers, zodat het beter aansluit bij de behoeften en uitdagingen van vandaag.

De WPO is van toepassing op iedere werkgever voor wie een opdracht van private opsporing wordt verricht. Deze wet is namelijk van toepassing op de activiteiten van private opsporing. Dit zijn de activiteiten die (1) uitgevoerd worden door een persoon (= privaat onderzoeker), (2) in opdracht van een opdrachtgever (3), bestaande uit de verzameling van inlichtingen door middel van de verwerking van informatie over personen (= betrokkenen) of door hen begane feiten (4), met als doel om deze inlichtingen te leveren aan de opdrachtgever om die zijn belangen in het kader van een effectief of potentieel conflict te vrijwaren of om verdwenen personen of gestolen goederen op te sporen. (Bron: https://www.besafe.be/nl/over-de-wet-private-opsporing).

Enkel privaat onderzoek mogelijk indien vermelding in een reglement.

Wordt u geconfronteerd met fraude of misstanden in uw bedrijf en wenst u een extern onderzoeker in te schakelen? Hou dan zeker rekening met ‘artikel 65 uit de WPO’. Dit artikel is van toepassing op zelfstandige ondernemers of werkgevers, die overwegen om een opsporingsonderzoek of een fraudeonderzoek op te starten. De wet maakt hierbij absoluut geen onderscheid tussen werkgevers die weinig of veel werknemers tewerkstellen.

Art. 65 luidt als volgt: “Indien de betrokkene een werknemer is van de opdrachtgever, mag de opdrachthouder een opdracht van private opsporing slechts aanvaarden indien de toelating om een private opsporing uit te voeren en de nadere regels van private onderzoeken op de werkvloer, uitdrukkelijk en transparant bepaald zijn in een reglement.” (Bron: https://www.besafe.be/nl/private-opsporing).

Deze verplichting impliceert dat de werknemers op de hoogte moeten zijn van het feit dat activiteiten van private opsporing kunnen uitgevoerd worden op de werkvloer. Dit kan bijv. door dit te voorzien in een CAO, arbeidsreglement of een beslissing van de ondernemingsraad.

Deze verplichting is van toepassing op elke werkgever die beschikt over een termijn van twee jaar te rekenen vanaf de inwerkingtreding van deze nieuwe wet om zich in regel te stellen met deze informatieplicht. Een dergelijk intern reglement moet uiterlijk op 16 december 2026 ingevoerd worden. Bevindingen uit speuractiviteiten naar uw werknemers, zonder dat er een intern reglement bestaat, zullen nietig zijn, wat impliceert dat u de onderzoeksresultaten niet kan inzetten als bewijsmateriaal.

Voorbeeld van een model van intern reglement.

Op online open bronnen kunt u diverse modellen van interne reglementen raadplegen, die voldoen aan de wettelijke vereisten en die rekening houden met de privacyregels. Dergelijke ‘formats’ van interne reglementen kunnen een ’toetssteen’ zijn voor u, als ondernemer, om vervolgens uw eigen intern reglement op te stellen, waarbij uw medewerkers vooraf, transparant op de hoogte gesteld worden van het feit dat er in de toekomst activiteiten van private opsporing uitgevoerd kunnen worden in geval van fraude of ernstige misstanden.

Een ‘internal investigation policy’, of intern onderzoeksreglement, vindt u ondermeer terug op de website van IFA Belgium (Institute of Fraud Auditors). (Bron: https://www.ifabelgium.be/standards/forensic-audit-standard-2 ).

De informatie op deze blog is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden en geldt niet als juridisch advies. Neem zeker vooraf contact op met uw HR-dienst, uw juridische dienst of uw advocaat indien u overweegt om uw intern reglement op te stellen en/of een privaat onderzoek op te starten.